Abgeben, was abzugeben ist

Haben Sie sich mal gefragt, ob Sie das, was Sie gerade tun, nicht auch jemand anderen tun lassen könnten? Ich meine damit nicht die Dinge, die Sie und nur Sie tun können. Ich meine all die Dinge, die auch Kollegen, Mitarbeiter oder eben jemand anderes erledigen kann. Das Stichwort heißt delegieren oder auch abgeben, was abzugeben ist.

Die Frage ist immer, wie macht man es richtig. Die häufigste Antwort, die ich auf meine Frage nach dem Delegieren gerade von Führungskräften bekomme ist: „Wenn ich es selber mache, dann weiß ich wenigstens, dass es perfekt wird.“ Diese Aussage erzählt in einem Satz meistens eine ganze Geschichte voller schätzenswerter Versuche, die alle mehr oder weniger fehlgeschlagen sind. Die naheliegenden Schlussfolgerungen sind auch ganz einfach: „Ich kann eben nicht delegieren, mir kann man es nicht recht machen, meine Mitarbeiter sind zu doof, ich muss alles selber machen“ und so weiter. Wozu dies führt ist Stress bei allen Beteiligten. Hier bringen wir Resilienz ins Spiel.

Durch meine jahrelange Erfahrung im Bereich Kommunikationstraining und mit Resilienz habe ich Wege gefunden, delegieren zu vereinfachen, zu ermöglichen und erfolgreich werden zu lassen. Der Hauptgrund für nicht funktionierendes Delegieren ist meiner Erfahrung nach Kommunikation und Auftragsklärung. Ein einfaches „Machen Sie mal, Sie wissen ja, wie es geht, oder?“ reicht nicht aus. „Aber mein Mitarbeiter hat doch Ja gesagt!“ werden Sie vielleicht jetzt entgegnen. Klar hat er das, er oder sie will ja auch nicht für doof gehalten werden. Eine Frage, die Sie sich stellen könnten ist, ob es ein klares und bestimmtes JA! war, oder ein eher zögerliches und unsicheres joah… Aber das ist ein anderes Thema. Ich möchte Ihnen zwei einfache Auftragsklärungsschemata für mehr Resilienz anbieten, die ich für sehr hilfreich halte.

Vier Fragen für erfolgreiches Deligieren

Die erste Frage, die Sie beantworten sollten ist, WAS ist zu tun und zwar was GENAU?
Die zweite Frage ist die nach dem WARUM. Hier sollte es kurz um die Hintergründe, Historie, etc. gehen.
Die dritte Frage ist WIE und wie GENAU? Dazu gehören Zeit, Zeitrahmen, Deadline, Zwischenschritte, Ort, Hilfsmittel, etc.
Die vierte Frage ist die nach dem WOZU? Die viel zu wenig gestellte und unglaublich nützliche Frage nach dem Sinn, dem Zweck, den damit zusammenhängenden Auswirkungen und den Zielen.

Also noch mal in der Übersicht:

Was
Warum
Wie (wann, wo)
Wozu

Nach guter Klärung dieser Fragen könnten Sie noch die Antwort auf folgende Frage anhängen: „Woran merke ich, dass es gut war… und woran andere?“ Diese Frage könnten Sie auch demjenigen stellen, der die Aufgabe delegiert bekommen hat. Lassen Sie sich von den Antworten überraschen.

Denken Sie bitte daran, dass das Ergebnis des Delegierens immer auch in Ihrer Verantwortung ist. Wenn ein Mitarbeiter eine Aufgabe nicht 100% erledigt hat, dann ist das zu einem großen Teil Ihr Thema. Gute ergänzende Fragen können sein: „Was brauchen Sie das nächste Mal von mir, damit Sie das noch besser erledigen können? Was brauchen Sie von mir? Was von anderen?“